Почему EAM система необходима вместо подручных средств
Многие компании используют подручные средства - “бумажные методы” для отслеживания технического обслуживания и ремонта оборудования. Обычно они выбирают этот метод, потому что он дешевый, а иногда и бесплатный. Однако бумажная система создает несколько критических проблем, о которых вам следует помнить.
В качестве альтернативы некоторые компании предпочитают использовать электронные таблицы Excel, но это решение создает аналогичные проблемы. Даже если вы думаете, что ваша система работает хорошо для вас, могут быть улучшения, о которых вы даже не подозреваете. Взгляните на следующие возможности, которые система управления активами предприятия (EAM) и компьютеризированная система управления техническим обслуживанием КСУТО (англ. CMMS) могут предоставить вашей организации.
Задания ТОиР c автоматической отправкой специалистам
Одним из главных недостатков подручных бумажных методов ведения техобслуживания является необходимость управления этими методами. Кто-то должен последовательно собирать и систематизировать запросы от множества заявителей. Обычно это означает, что происходит телефонный звонок, оформление документов, отправка электронного письма или разговор в полевых условиях, а затем вам приходится вручную назначать рабочие задания и проверять их статус. Это не только отнимает ваше время, но и часто приводит к пропущенным или забытым запросам на техническое обслуживание и потерянной информации.
EAM система избавит вас от необходимости постоянно управлять запросами, поскольку пользователи имеют возможность отправлять заявки самостоятельно. Система сохранит этот запрос, отправит вам уведомление о том, что он был отправлен, и позволит вам просмотреть его, ответить на него и управлять им в удобное для вас время. При желании программное обеспечение может автоматически назначать заказы на выполнение работ и отправлять уведомления назначенному специалисту при отправке запроса.
Заявки ТОиР прошлые, настоящие и будущие
Систематизируйте и используйте все выполненные и открытые заявки на работы ТОиР. В бумажных системах, как только заявка заполнена, она, скорее всего, выбрасывается или хранится в шкафу с тысячами других заявок. Хотя это избавляет от беспорядка на рабочем столе, это не позволяет вам ссылаться в будущем на этот запрос или на работу, которая была проделана по нему. Даже если вы сохраняете где-то эту информацию (например в Excel), она все равно подвержена ошибкам или удалению. Почти в 90% электронных таблиц есть ошибки, а при наличии сотен заказов на выполнение работ в них обязательно будет скрыто множество ошибок.
Хотя система управления активами не застрахована полностью от ошибок, их будет многократно меньше, чем при использовании бумажных заявок на выполнение работ или электронной таблицы. Все зявки хранятся в системе и могут быть получены и организованы с помощью надежных опций фильтрации. Вы можете ссылаться на запросы из прошлого, управлять текущей работой, а также планировать будущую работу и потребности прямо в системе.
Заявки ТОиР в любое время, в любом месте и на любом устройстве
Поиск деталей о заказе на работу на ходу практически невозможен, если эти детали были либо утеряны при переносе, никогда не сообщались, застряли в файле Excel в офисе, либо в бумажной заявке на выполнение работ, которая была утеряна. Что это означает для вас, так это дополнительные поездки туда и обратно или постоянные телефонные звонки с вашими техническими специалистами, объясняющими, что необходимо сделать.
Вы можете использовать систему управления и отслеживания активов на любом мобильном устройстве или планшете, что максимально упрощает доступ к запросам и их деталям в любое время и в любом месте. Вы также можете использовать мобильное устройство для легкого доступа к информации, касающейся ваших активов. Таким образом, ваша команда будет оснащена всей информацией, необходимой им для надлежащего обслуживания вашего оборудования.
Подробная информации по работам ТОиР
Поскольку вы управляете запросами других пользователей, вероятно, при переводе на бумагу или в файл теряется соответствующая информация. Позволяя пользователю самому вводить свой запрос, вы можете быть уверены, что он предоставляет все необходимые сведения.
С помощью EAM / СУ ТОиР вы можете потребовать от пользователей ввода определенной информации или даже прикрепить фотографии. Это гарантирует, что ваша команда получит всю необходимую информацию для эффективной работы над заявкой. Если специалист работает над запросом и понимает, что ему нужна дополнительная информация, он может просто указать это в запросе вместо того, чтобы искать отправителя запроса и всю цепочку передачи информации.
Данные о ТОиР в режиме реального времени
Вам приходится считать общее количество рабочих часов или затраты, связанные с каждым элементом оборудования? Если да, то вы наверно знаете, что это не так просто (скорее даже сложно) сделать это с помощью Excel или другими ручными методами. Даже если вы сможете сделать эти отчеты, их необходимо будет постоянно обновлять и создавать заново при поступлении новых данных в систему.
В системе EAM отчеты и информационные панели выдают эту информацию автоматически, в режиме реального времени. Таким образом, вы можете ссылаться на него в удобное для вас время и даже извлекать информацию непосредственно из системы в загружаемый формат. Вы можете использовать эти отчеты для принятия основанных на данных решений о вашей команде, оборудовании и других потребностях в управлении объектами. Бонус – вы можете видеть их во время работы в полевых условиях, что еще больше упрощает проверку оборудования и активов.
Отчеты о ТОиР и анализ прямо в EAM системе
Создание отчетов на основе бумажных заказов на выполнение работ невозможно. И хотя в Excel это возможно, обычно это не легко. Фильтрация может быть громоздкой, а написание формул для получения нужной вам информации - не лучшее использование вашего времени.
С помощью EAM системы вы можете создавать пользовательские отчеты для ваших конкретных нужд. Как только вы создадите эти отчеты, вам никогда не придется создавать их снова, и вы сможете ссылаться на них в любое время. Вы даже можете экспортировать информацию из этих отчетов и использовать ее для обоснования дополнительного персонала или капитальных улучшений с высшим руководством.
Эффективное взаимодействие всей команды в системе управления активами
Как правило, только один человек отвечает за управление всеми запросами в бумажной системе, что ограничивает объем общения между запрашивающими пользователями и техническими специалистами, работающими над запросом.
Общение в системе управления активами (EAM) - это совершенно другой уровень. Запрашивающие пользователи могут документировать все детали, касающиеся их запроса, и даже прикреплять фотографии или другие материалы, если это необходимо. Как только запрос отправлен, технические специалисты могут ответить обновлениями статуса запроса или вопросами, которые оповещают запрашивающего пользователя. Как только задача будет закрыта, запрашивающий пользователь будет уведомлен в режиме реального времени о том, что она была решена. Все эти взаимодействия будут архивированы в системе, чтобы вы могли возвращаться к ним всякий раз, когда вам это понадобится.
Переход на EAM управление
Управление и отслеживание активов в системе EAM может улучшить повседневную работу вашей организации, чтобы обеспечить новый уровень эффективности везде, где работаете вы и ваша команда. Подумайте о времени, которое вы можете сэкономить, и о головных болях, которые вы можете устранить, ведь время и силы специалистов можно преобразовать в любой продукт и рассмотрите переход на EAM систему для управления активами и процессом ТОиР сегодня!
Не используйте подручные средства для управления процессом ТОИР и активами - попробуйте EAMCLOUD!